Catallaxy Blog

Catallaxyの情報共有ポリシー

2018/09/02
情報共有の重要性が叫ばれています。
暗黙知をなくすため、業務の可視化をするため、コミュニケーションコストの減少のため・・・。
色々言われていますが、私の解釈では「個々が自主的に動く際に、RoIを最大化するための資料を提供すること」だと思っています。

「チームの一員である私」がチーム全体に対して何をすればいいのかを自主的に行動しようと思った場合、当然ながらその判断材料が必要です。
判断材料がなければ、何がコスト(I)で何がリターン(R)なのか判断できないのです。
そうなると、「自発的に行動しよう」とせっかく思っても、なかなか踏み出すことができません。
チーム内のボトルネックを把握した上で、はじめて自分の身の振り方を考えられるものです。
情報を共有することによって、高いRoIを達成できると自信を持って行動できることが情報共有の存在意義だと思っています。

チームメンバーの各々が情報共有を無意識レベルにできる組織は強いと思っています。
スタートアップだからこそ、致命的な判断ミスをしないためにも、常に機敏に動けるためにも、共有できる組織にしなければなりません。
もちろん弊社もそのようなチームを目指しています。

まだまだ至らないところで発展途上ではありますが、弊社の情報共有設計において気をつけていることとしては、主に以下の3つをあげることができます


1. 情報共有のコストを下げること


見逃しがちではありますが、情報共有するコストはバカになりません。
自分の思っていることを整理し、相手にわかるように言語化し、タイピングし、推敲し、相手に伝わりやすいように表現する・・・。
この行為だけで、平気で数時間費やしてしまいます。
「とりあえず情報共有しよう」と簡単にルール化できないのは、筆無精、口下手な私だからこそこのペインが大きいと思うからです。

なので、日々メンバーがアウトプットするコストを極限まで下げる工夫を考えています。
例えば、先日行った取り組みは「健康状態の共有の簡素化」です。
(当社では、社員が日々健康に過ごせることに重点を置いています。)

Hubotが毎朝9:45に以下のようにSlackに投稿し、Googleフォームに誘導させます。
社員はこの質問に15秒だけ使って答えるだけです。
この試みにより、逐次伺いをたてるコストや、今日は「何を伝えよう」と考えるコストが劇的に減ります。

この他にも積極的にRPAを開発・導入し、情報共有のコストを極限まで下げ、メンバーには極力人間がやった方が良い作業に注力させるような環境づくりをしています。


2. オープンであること


弊社はルールがほとんどなく、「レール」をたくさん敷いています。
ルールと聞くと、何か「変えてはいけないもの」、「破ってはいけないもの」のように感じられます。
一方、レールであれば「則らなくても良いもの」として弊社では扱われています。

レールに則ることのメリットは、業務のショートカットが行えることです。
例えば、弊社のエンジニアがDjango(PythonのWebフレームワーク)の動かし方のレールを作ってくれたおかげで、私はDjangoの構築をしたことがなくても1分でDjangoを動かすことができました。

さて、そんなレールが陳腐化したらどうするのか?
そんなときでも、弊社では誰もがレールを編集、破壊、再構築することを許可しています。
具体的には、弊社ではKibelaという情報共有ツールを使って、思ったことを自由に記述することができる場を提供しています。


また、テキストベースのみでは筆無精の人にとって辛いところもあると思うので、伝えるコストを下げるために 1 on 1 の制度も導入しています。
毎週金曜日の決まった時間に、私と膝を突き合わせて思ったことを何でも話す場を設けています。
「何かあったらいつでも言って」と言っても、人間は「言い訳」がないと動きづらいので、そこを補うために、そこはスケジュールを決めて定期的に行っています。


3. 共有されたものを次につなげる


「今日の営業でXが欠けていて辛かった・・・」、「社内にYがあればもっと良い会社になるのに・・・」
このような共有は、すぐに要因を細分化してマニュアル化し、レールを作るように努めています。

ソフトウェア工学に「Don't repeat yourself」という言葉があります。
言葉どおり、「重複させるな」という意味です。
重複は車輪の再発明、すなわちムダです。
この言葉に学び、同じことを再度繰り返さないような仕組みづくりに励んでいます。



まとめ


情報共有を怠ると、ボトルネックがわからなくなり、暗中模索となってしまいます。
暗中模索が疑心暗鬼に変化し、最悪はチーム内に敵・味方、派閥を作ってしまうことがあります。
我々が見るべきなのはいつだってユーザーなのに、着目点が社内にいってしまうことは、ユーザーにとって極めて不誠実なことです。

そうならないためにも、極力透明性を高めるような仕組みづくりを心がけています。